Nhà Cộng

Documentation Center

System Guide

Host Management

UP: 07/04/2026
AI MODERATOR
~15 MINS

Quản Lý Chủ Nhà ( Khu Vực Chủ Nhà)

A. Tổng Quan (Dasboard)

Cái nhìn tổng thể về sức khỏe doanh nghiệp trong 30 giây.

  1. Tổng quan toà nhà, căn hộ và giường: Số toà, số căn hộ, căn hộ đang thuê, căn hộ đang cọc, căn hộ đang trống, căn hộ sắp trống, căn hộ đã duyệt, căn hộ chưa duyệt, Tỷ lệ lấp đầy (%), số hợp đồng sắp hết hạn.
  2. Tổng quan tài chính: Doanh thu, chi phí, Lợi nhuận, Thanh toán chờ xử lý, Danh sách cư dân chưa đóng tiền phòng quá hạn. Biểu đồ doanh thu: Doanh thu thực tế vs. Mục tiêu tháng.
  3. Tổng quan hợp đồng : Hợp đồng còn hạn, hợp đồng sắp hết hạn , Hợp đồng trả trước hạn, hợp đồng trả đúng hạn.
  4. Tổng quan Công Việc: Các yêu cầu sửa chữa/dọn dẹp đang ở trạng thái "Chưa xử lý". ( như hiện tại hợp lý)
  5. Tổng quan tài sản: như hiện tại

B. Quản lý Bất động sản(Properties & Rooms )

Số hóa hạ tầng của NET Partners.( Nhà Cộng)

  1. Sơ đồ căn hộ (Building List): Danh sách các tòa nhà đang quản lý.
  2. Room Map (Sơ đồ phòng): Giao diện trực quan xem phòng nào đang ở (màu xanh), phòng nào trống (màu trắng), phòng nào đang bảo trì (màu đỏ).
  3. Danh mục dữ liệu(Asset Inventory): Khu vực, toà nhà, căn hộ (thêm trống phòng), giường, dịch vụ,
  4. Quản lý Tài sản (Asset Management)Dành riêng cho bộ phận Vận hành & Kỹ thuật.
  • Danh mục tài sản: Mỗi phòng có những đồ đạc gì (giường, tủ, tủ lạnh, máy giặt...).
  • Tình trạng bàn giao: Lưu ảnh chụp hiện trạng khi khách nhận phòng và khi trả phòng để làm căn cứ trừ tiền cọc nếu có hư hại.
  • Có tính năng "Check-out Checklist": Khi khách trả phòng, hệ thống tự động hiện ra danh sách các món đồ cần kiểm tra. Nhân viên chỉ cần tích vào điện thoại, nếu ổn thì hệ thống mới cho phép hoàn tất thủ tục trả cọc.
  • Nhật ký bảo trì chủ động (Preventive Maintenance Log)

Thay vì đợi cư dân báo hỏng mới sửa, bạn hãy biến nó thành một tính năng trên web.

  • Cơ chế: Hệ thống tự động nhắc lịch bảo trì định kỳ (ví dụ: vệ sinh máy lạnh mỗi 4 tháng, kiểm tra hệ thống điện mỗi 6 tháng).
  • Trải nghiệm khách hàng: Cư dân nhận được thông báo: "Chào bạn, định kỳ 4 tháng, đội Fixer của NET Partners sẽ đến vệ sinh máy lạnh miễn phí vào 9h sáng mai để bạn có không khí trong lành nhất".
  • Giá trị: Khách hàng cảm thấy được chăm sóc chủ động, còn bạn thì giảm thiểu được hư hỏng nặng của thiết bị.

C. Cư dân & Hợp đồng (Residents & Contracts)

Đây là "trái tim" của hệ thống để bộ phận Vận hành (Host/Operator) nắm bắt.Trọng tâm của công tác Vận hành (Host).

  1. Khách Hàng (Client)

    1. Khách tiềm năng: Khách quan tâm->Khách hẹn->Khách tư vấn->Khách cọc->Khách hợp đồng->Thất bại
    2. Khách chuyển đổi: Tất cả khách cọc-Khách chờ ký hợp đồng-Khách đã ký hợp đồng-Khách bùng

  2. Hồ Sơ Cư Dân(Resident Profiles): Lưu trữ CCCD, thông tin liên lạc, lịch sử ở của từng cư dân.

    1. Thông tin cá nhân: Họ tên, Số điện thoại, Email, Số CCCD/Passport (có ảnh đính kèm để làm khai báo tạm trú).
    2. Thông tin thuê: Mã phòng, ngày bắt đầu, ngày hết hạn hợp đồng, giá thuê, tiền cọc, tiền ưu đãi.
    3. Thành viên ở cùng: Danh sách người ở ghép (để kiểm soát an ninh).
    4. Thông tin xe(Tài sản đi cùng): Biển số xe, loại xe (để cấp thẻ hầm gửi xe).
    5. Lịch sử thanh toán: Theo dõi tình trạng đóng tiền phòng hàng tháng.

  3. Hợp Đồng(Contract Management): Tất cả hợp đồng-Hợp đồng sắp hết hạn-Hợp đồng gia hạn-Hợp đồng thanh lý.

    1. Ký mới/Gia hạn: Soạn thảo và lưu trữ phụ lục gia hạn.
    2. Nhượng phòng/Trả phòng: Tiếp nhận yêu cầu, đối soát tiền cọc, xác nhận tình trạng trả phòng.

  4. Danh Sách Cư Dân(Temporary Residency): Đo lường cư dân ở lâu nhất, giao dịch nhiều tiền nhất, sử dụng dịch vụ nhiều nhất, Xuất danh sách cư dân để khai báo tạm trú với công an.

  5. Hệ Thống Điểm: Theo dõi và điều chỉnh điểm tín nhiệm của cư dân theo hành vi. (lưu ý tính năng này thêm cho chủ nhà nên sẽ có nút tắt bật)

  6. Hệ Thống Đồng Cộng: Theo dõi khả năng chi tiêu, hoạt động, sự ổn định của cư dân. (ưu ý tính năng này thêm cho chủ nhà nên sẽ có nút tắt bật)

  7.  

D. Service Desk (Quản lý Dịch vụ)

Điều phối trực tiếp cho bộ phận Kỹ thuật (Fixer) và Tạp vụ (Helper).

  1. Gửi yêu cầu: Cư dân chụp ảnh/quay video sự cố (vòi nước hỏng, máy lạnh không lạnh) hoặc đặt lịch dọn phòng.

  2. Phân quyền xử lý:

    1. Yêu cầu kỹ thuật → Đẩy thông báo đến App của nhân viên Kỹ thuật.
    2. Yêu cầu dọn dẹp → Đẩy thông báo đến App của nhân viên Tạp vụ.

  3. Trạng thái xử lý: Đang chờ - Đang thực hiện - Đã hoàn thành (có ảnh chụp nghiệm thu).

  • Khu Vực Kỹ Thuật (Maintenance Tickets): Lịch làm việc, Tiếp nhận báo hỏng, giao việc cho Fixer, theo dõi ảnh chụp "Trước & Sau" khi sửa.
  • Khu Vực Tạp vụ(Cleaning Schedule): Lịch dọn phòng định kỳ, yêu cầu dọn phòng đột xuất, kiểm tra chất lượng vệ sinh.
  • Đánh giá dịch vụ: Feedback của khách hàng khi sử dụng dịch vụ, để chủ nhà/Vận hành nắm thông tin kịp thời.
  • Periodic Maintenance: Lập lịch bảo trì máy lạnh, máy giặt, máy sấy, tủ lạnh, thang máy, PCCC định kỳ 3-6 tháng. ( có văn bản nghiệm thu)

E. Finance & Billing (Tài chính & Hóa đơn)

Tự động hóa dòng tiền và Giảm tải việc ghi chép thủ công cho bộ phận Vận hành.

  • Ghi chỉ số(Utility Readings): Nhập số điện, nước (nhân viên chụp ảnh app sẽ tự nhận diện hoặc nhập tay).

  • Hoá đơn(Invoice Auto-Gen): Tạo hoá đơn tiền phòng , tiền dịch vụ, Tự động tính toán và gửi thông báo tiền phòng qua Zalo/Email/App cho cư dân. Xuất hoá đơn theo quy định của thuế ( làm điều kiện hỏi chủ nhà có xác nhận xuất hoá đơn không?)

  • Thu-Chi: Tạo các hoá đơn thu chi khác, ngoài hoá đơn cố định.

  • Quản lý chi phí(Expense Tracking): Quản lý chi phí vận hành (tiền điện hành lang, sửa chữa chung, lương nhân viên).

    • Phí Quản Lý ( nhà cộng tính phí nếu dùng dịch vụ quản lý vận hành trọn gói, chủ nhà trả phí nếu thuê nhân viên)
    • Phí Lấp phòng:
    • Phí cố định:
    • Phí dịch vụ:
    • Phí Khác:

  • Quản lý tiền cọc và bỏ trả(Payouts): Theo dõi tiền cọc , tiền bỏ cọc, tiền cần trả lại cho khách khi check-out.

E. Tiện ích & Cộng đồng cư dân (Utilities and Community Hub)

  • Bảng tin tòa nhà: Gửi thông báo chung (cắt điện, phun thuốc muỗi, bảo trì thang máy) đến toàn bộ cư dân hoặc từng tòa nhà cụ thể, hoặc từng phòng từng khách cụ thể. quản lý tin đã gửi, thống kê người xem tin, để đo lường và tăng hoạt động hiệu quả hơn về đăng tin.
  • Sổ tay cư dân số: Chứa các nội quy tòa nhà, hướng dẫn sử dụng thiết bị, số điện thoại khẩn cấp. Hướng dẫn sơ cứu , cấp cứu, cứu hộ cứu nạn khi có hoả hoạn. Hướng dẫn sơ cứu ý tế cơ bản. Mỗi chủ nhà sẽ khác nhau vậy cần tạo luồng để chủ nhà chủ động thêm cái này cho khách hàng, nếu chủ nhà không có có thể dùng mẫu của Nhà Cộng
  • Chợ cư dân(Internal Marketplace): Duyệt các tin đăng nhượng phòng của cư dân để đẩy lên trang web bán hàng. đề xuất chính sách nhượng phòng = 30% tiền cọc
  • Quản lý đối tác(Partner Perks): Quản lý danh sách các đối tác (quán cafe, gym...) liên kết với NET Partners.
  • bh

F. Công Việc

  1. Các việc cần làm cho cư dân
  2. Các việc làm của chủ nhà giao
  3. Các việc hệ thống chuyển sang để nắm và duyệt, ví dụ:

G. Báo Cáo

  1. Báo cáo Bất Động Sản
  • Ngoài các mục đã nghiên cứu. thêm các ý dưới
  • Tỷ lệ lấp đầy, trống phòng, bỏ trả nhượng, gia hạn hợp đồng của từng toà nhà.
  • Báo cáo Biến động cư dân: Số lượng khách mới (Check-in) và khách rời đi (Check-out) trong tháng.
  • Nguồn khách (Lead Source): Khách đến từ Facebook, môi giới, hay khách quen giới thiệu.
  • Tòa nhà nào có tỷ lệ cư dân nợ tiền cao nhất?
  • Toà nhà nào có chi phí vận hành nhiều nhất
  • Toà nhà nào có lợi nhuận tốt nhất.
  1. Báo cáo Tài Chính
  • Bám sát hướng cũ( thêm các ý bên dưới)
  1. Báo cáo tài sản
  • Tổng tài sản ( có bao nhiêu thiết bị vật tư)
  • Thiết bị sắp hết bảo hành của hãng, hết bảo hành với cư dân
  • Thiết bị đến bảo hành định kỳ cho cư dân
  • Thiết bị hỏng, thiết bị sửa
  1. Báo cáo Đánh giá (Performance Report):
  • Kỹ thuât nào sửa chữa nhanh nhất?
  • Tạp vụ nào được cư dân chấm 5 sao nhiều nhất?
  • Tòa nhà nào có tỷ lệ cư dân nợ tiền cao nhất?
  1. Báo cáo công việc
  • Tổng việc , việc hoàn thành, việc đang xử lý, việc hoàn thành đúng hạn và trễ hạn, việc phản ánh xấu( feedback sấu), việc huỷ.
  • Tỷ lệ hoàn thành đúng han, tỷ lệ hài lòng của khách hàng

H. Cài Đặt

  1. Thẻ cư dân số & Ưu đãi "NET Partner" là NET ID

Tận dụng cái tên NET Partners để tạo ra một hệ sinh thái.

  • Tính năng: Tích hợp một mã QR Code định danh ngay trên trang quản lý của cư dân.
  • Trải nghiệm khách hàng: Cư dân mang mã này đến các quán cafe, tiệm giặt ủi hoặc cửa hàng tiện lợi xung quanh (mà NET Partners đã ký kết hợp tác) để được giảm giá 5-10%.
  • Giá trị: Cư dân không chỉ thuê một căn phòng, họ thuê một "tấm vé" để gia nhập cộng đồng có nhiều đặc quyền.
  1. Hệ thống "Welcome Home" kỹ thuật số

Ấn tượng đầu tiên là quan trọng nhất.

  • Tính năng: Ngay khi hợp đồng được ký, hệ thống tự động gửi một email/tin nhắn chào mừng bao gồm:

    • Mật khẩu wifi, mật khẩu khóa cửa (Smart lock).
    • Video ngắn hướng dẫn sử dụng các thiết bị trong phòng (bếp từ, máy nước nóng).
    • Danh sách các địa điểm ăn uống/mua sắm uy tín trong bán kính 1km.

  • Giá trị: Giảm bớt khối lượng công việc cho bộ phận Host (Vận hành) vì không phải trả lời những câu hỏi lặp đi lặp lại khi khách mới dọn vào.

  1. Hệ thống Phân quyền (Permission Control): * Nhân viên Kỹ thuật chỉ thấy mục Service Desk (Kỹ thuật).
  • Nhân viên Tạp vụ chỉ thấy mục Service Desk (Tạp vụ).
  • Chỉ Admin (Chủ nhà) mới thấy mục Finance & Billing.

CURRENT IMPLEMENTATION STATUS & MISSING FEATURES

Last Updated: 2026-04-07

✅ Implemented Features

Section A: Dashboard & Overview ✓

  1. Dashboard (Bảng tin):
    • Path:
      DOCUMENTATION CODE
      /quan-ly-chu-nha
    • Room map visualization (Sơ đồ căn hộ)
    • Task overview (Công việc)
    • Status: IMPLEMENTED

Section B: Properties Management ✓

  1. Data Categories (Danh mục dữ liệu):

    • Areas (Khu vực)
    • Buildings (Tòa nhà)
    • Apartments (Căn hộ)
    • Beds (Giường)
    • Services (Dịch vụ)
    • Assets (Tài sản)
    • Status: FULLY IMPLEMENTED

  2. Asset Tracking:

    • Location: "Danh mục khác > Tài sản"
    • Status: IMPLEMENTED
    • Note: Database migration issue resolved ✓ (CreateAssetRepairsTable, CreateAssetManagementTables migrations created)

Section C: Residents & Contracts ✓

  1. Customer Management (Khách hàng):

    • Potential customers (Khách tiềm năng)
    • Deposit tracking (Khách cọc)
    • Contract management (Khách hợp đồng)
    • Status: IMPLEMENTED

  2. Points & Coins Management:

    • Điểm cộng (Points) management
    • Đồng cộng (Coins) management
    • Status: IMPLEMENTED

Section E: Finance & Billing ✓

  1. Finance Module (Tài chính):
    • Meter Readings (Ghi chỉ số)
    • Invoices (Hóa đơn)
    • Income/Expense tracking (Thu-Chi)
    • Status: IMPLEMENTED

Section G: Reports ✓

  1. Reporting System:
    • Real Estate Reports (Báo cáo bất động sản)
    • Financial Reports (Báo cáo tài chính)
    • Status: EXTENSIVELY IMPLEMENTED

Section H: Settings ✓

  1. General Settings:
    • "Cài đặt chung" exists
    • Status: IMPLEMENTED

Section X: Communication ✓

  1. Chat System containing Host & Resident chat.
    • Status: IMPLEMENTED (UI) / NEEDS BACKEND FIX
    • Path:
      DOCUMENTATION CODE
      /quan-ly-chu-nha/chat
    • Features: Real-time messaging with residents (backend chat đang lỗi runtime: Forbidden, unknown column
      DOCUMENTATION CODE
      conversationId
      ).

✅ Implemented Features (Verified)

Section D: Service Desk (Quản lý Yêu cầu) ✓

  1. Resident Requests (Yêu cầu cư dân):

    • Types: Fire (Báo cháy), Repair (Sửa chữa), Service (Dịch vụ), Complaints (Khiếu nại).
    • Path:
      DOCUMENTATION CODE
      /quan-ly-chu-nha/cu-dan/*
    • Status: FULLY IMPLEMENTED

  2. Unified Support Dashboard:

    • Path:
      DOCUMENTATION CODE
      /quan-ly-chu-nha/cu-dan/tong-quan
    • View all pending requests from all modules in one grid.
    • Status: FULLY IMPLEMENTED

  3. Technician/Cleaner Assignment:

    • Assign specific staff members to each request with notes.
    • Status: FULLY IMPLEMENTED (integrated with staff management)

Section F: Community & Utilities ⚠️

  1. Marketplace (Chợ cư dân):

    • Approve, Delete resident listings.
    • Path:
      DOCUMENTATION CODE
      /quan-ly-chu-nha/cho
    • Status: FULLY IMPLEMENTED

  2. Community Blog & News:

    • Manage Handbook, News, Blogs.
    • Path:
      DOCUMENTATION CODE
      /quan-ly-chu-nha/tin-tuc
    • Status: FULLY IMPLEMENTED

  3. Partner Management (Đối tác):

    • Manage nearby linked businesses (Cafe, Gym, etc.).
    • Path:
      DOCUMENTATION CODE
      /quan-ly-chu-nha/doi-tac
    • Status: FULLY IMPLEMENTED

❌ Missing Features (Not Implemented)

Section H: Welcome Home System ⚠️

  1. Automated Welcome Messages ⚠️
    • UI cấu hình có (
      DOCUMENTATION CODE
      /quan-ly-chu-nha/cai-dat/welcome-home
      ,
      DOCUMENTATION CODE
      /quan-ly-chu-nha/cai-dat/welcome
      )
    • Chưa xác minh trigger tự động gửi khi ký hợp đồng
    • Content Should Include:
      • WiFi credentials
      • Smart lock codes
      • Equipment usage guides
      • Nearby amenities list
    • Priority: MEDIUM
    • Effort: Medium (Email/SMS template + Trigger on contract signing)

Section H: Permissions & RBAC ⚠️

  1. Role-Based Access Control ⚠️
    • Needs verification if roles are properly implemented:
      • Technician role (should only see repair requests)
      • Cleaner role (should only see cleaning bookings)
      • Admin/Landlord (full access)
    • Action: Review backend guards and frontend route protection
    • Priority: MEDIUM (Security & UX)
    • Effort: Review + Potential fixes

Section B: Asset Management Details ⚠️

  1. Check-out Checklist ✅

    • UI có sẵn trong quản lý tài sản (
      DOCUMENTATION CODE
      /quan-ly-chu-nha/properties/assets/checkout-checklist
      )
    • Status: IMPLEMENTED (UI)
    • Priority: MEDIUM
    • Effort: Verify workflow integration

  2. Preventive Maintenance Scheduler ❌

    • No automated reminders for periodic maintenance
    • Cannot schedule AC cleaning, electrical checks every X months
    • Priority: MEDIUM
    • Effort: Medium (Scheduler + Notification system)

⚠️ Needs Improvement/Verification

Dashboard Metrics ⚠️

  • Verify all metrics mentioned in Section A are displayed:
    • ✓ Room occupancy rate
    • ✓ Vacant rooms
    • ✓ Rooms with deposits
    • ✓ Contracts expiring soon
    • ? Revenue vs. Target chart
    • ? Overdue payment list
    • ? Pending service requests count

Finance & Billing ⚠️

  • Verify invoice generation:
    • Can invoices be exported as PDF?
    • Are tax-compliant invoices supported (if landlord requests)?
    • Is automated invoice generation on meter reading input working?

Customer Pipeline ⚠️

  • Verify customer stages in Section C:
    • Khách quan tâm → Khách hẹn → Khách tư vấn → Khách cọc → Khách hợp đồng → Thất bại
    • Can status transitions be tracked?
    • Are there visual indicators for stage conversion rates?

🔧 Recently Resolved Issues

✅ Asset Management Database Tables (RESOLVED)

  • Issue: Backend entities existed (
    DOCUMENTATION CODE
    AssetRepair
    ,
    DOCUMENTATION CODE
    AssetMovement
    ,
    DOCUMENTATION CODE
    AssetCategory
    ,
    DOCUMENTATION CODE
    AssetWarehouse
    ) but tables were missing in database
  • Fix Applied:
    • Updated
      DOCUMENTATION CODE
      be-nha-cong/src/data-source.ts
      to include missing entities
    • Created migrations:
      • DOCUMENTATION CODE
        1769316000000-CreateAssetRepairsTable.ts
      • DOCUMENTATION CODE
        1769316000001-CreateAssetManagementTables.ts
  • Verification: Run
    DOCUMENTATION CODE
    npm run db:init
    to create tables
  • Status: ✅ RESOLVED

Summary & Priority Action Items

🚨 Critical (Fix Immediately)

  1. Verify Service Desk menu items in HostSidebar - Landlords need to see resident requests!
    • Check: Báo cháy, Báo sửa chữa, Khiếu nại links
    • Effort: 10 minutes

High Priority (Implement Soon)

  1. ✅ Service Request Dashboard - Unified view of all pending requests
  2. ✅ Chat/Conversation Feature - Direct messaging with residents (needs backend fix)
  3. ✅ Preventive Maintenance Scheduler - Automate AC/equipment maintenance
  4. ✅ Welcome Home Automation - Send WiFi/smart lock info on contract signing

Medium Priority

  1. ⚠️ Digital Handbook CMS - Manage resident guides and emergency procedures
  2. ⚠️ Check-out Checklist - Verify implementation or build
  3. ⚠️ RBAC Review - Ensure Technician/Cleaner roles work correctly
  4. ⚠️ Technician Assignment UI - Assign service requests to staff
    • Status: IMPLEMENTED
    • Details: Integrated
      DOCUMENTATION CODE
      userService
      to fetch staff list and added assignment UI in request detail page.

Low Priority

  1. ✅ Marketplace Management - Approve resident listings
    • Status: IMPLEMENTED
  2. ✅ Partner Management - Manage nearby business perks
    • Status: IMPLEMENTED
    • Location:
      DOCUMENTATION CODE
      /quan-ly-chu-nha/doi-tac

Verification Tasks

  1. 🔍 Test all dashboard metrics display correctly
  2. 🔍 Verify customer pipeline stage tracking
  3. 🔍 Check invoice PDF export and tax compliance
  4. 🔍 Run
    DOCUMENTATION CODE
    npm run db:init
    to verify asset management tables
Previous Page
System Administration (Admin)
Next Page
Resident Management